Tổng quan về hệ thống tổng đài VoIP

he thong tong dai dien thoai voip

Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP ngày nay đã được sử dụng rất phổ biến tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp họ việc giao tiếp nội bộ qua giọng nói, cũng như tiếp cận khách hàng mới trong việc tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng có sẵn được hiệu quả và giảm cước phí liên lạc.

Kể từ khi công nghệ VoIP được thương mại hóa và áp dụng vào cuộc sống thường nhật, người dùng có cơ hội sử dụng một phương thức liên lạc hiện đại, giá rẻ. Sử dụng trên nền tảng mở TCP/IP, công nghệ voice over IP cho phép các nhà sản xuất tích hợp nhiều hơn các tính năng hữu ích vào hệ thống tổng đài VoIP với chi phí rẻ, từ lời chào chuyên nghiệp, ghi âm, quản lý cuộc gọi, cho tới tích hợp các phần mềm CRM, ERP cho việc quản lý nguồn lực, quản lý khách hàng, cũng như khả năng tuyền thông đa phương tiện như âm thanh, hình ảnh. Hoạt động trên nền tảng mạng LAN/WAN, hệ thống tổng đài VoIP giúp doanh nghiệp nghe/gọi nội bộ và ra ngoài cho khách hàng không giới hạn khoảng cách địa lý.

HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI VOIP

Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP là gì?

Là một tập hợp các thiết bị VoIP được kết nối, tích hợp lại với nhau để hình thành một hệ thống truyền thông liên lạc bằng giọng nói, sử dụng các gói tin IP truyền tải trên nền tảng LAN/WAN/Intetnet. Thành phần cơ bản của hệ thống tổng đài điện thoại VoIP sẽ bao gồm:

1. Điện thoại IP (hay còn gọi là điện thoại VoIP, điện thoại IP phone)

Là thành phần được sử dụng nhiều nhất và gần gũi với người sử dụng nhất trong hệ thống liên lạc VoIP.

ĐIỆN THOẠI IP (VOIP)

Điện thoại VoIP thường dùng là điện thoại IP phần cứng, sử dụng các cổng mạng RJ45 hoặc giao tiếp mạng không dây Wifi (thường gọi là điện thoại IP Wifi) để kết nối với hạ tầng mạng LAN/WAN. Cách sử dụng để quay số, nghe gọi dòng điện thoại IP phần cứng tương tự như các điện thoại bàn truyền thống, thường được bố trí vị trí lắp đặt trên bàn của nhân viên.

Bên cạnh đó, cũng có lựa chọn là điện thoại VoIP phần mềm, thực chất là các ứng dùng phần mềm VoIP được cài đặt trên các máy điện thoại thông minh Android/ iOS, hoặc trên máy tính PC. Điện thoại VoIP phần mềm có giao diện sử dụng tương tự như ứng dụng gọi điện thân thiện, dễ sử dụng và dễ dàng kết nối với các phần mềm CRM, ERP khi tích hợp trên tổng đài. Do vài chia sẻ tài nguyên về phần cứng, cũng như với các ứng dụng khác trên smartphone/máy tính PC, người dùng đôi khi bất tiện khi phải chuyển đổi giữa các ứng dụng, cũng như chất lượng cuộc gọi phụ thuộc rất lớn vào chất lượng phần cứng của những thiết bị này.

2. Tổng đài IP (hay còn gọi là tổng đài VoIP, tổng đài IP PBX)

Là thiết bị chuyển mạch các cuộc gọi trung tâm trong một hệ thống tổng đài điện thoại.

Tổng đài IP (VoIP)

Tổng đài IP thường dùng là tổng đài IP vật lý đặt tại các doanh nghiệp, cung cấp các giao diện kết nối với trung kế SIPtrunks, PSTN, GSM, E1, ISDN và các nhánh mở rộng tới các điện thoại IP Phone. Một số dòng tổng đài IP hiện đại có thiết kế mở, hỗ trợ thêm cả điện thoại bàn Analog với các giao diện FXS. Giải pháp tổng đài IP vật lý có ưu thế khi số lượng nhân viên lớn làm việc tập trung tại 1 nơi, như trụ sở chính hoặc chi nhánh lớn.  

Bên cạnh đó có giải pháp về tổng đài ảo, thực tế các tổng đài này được đặt tại các nhà cung cấp dịch vụ VoIP và cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp với phí thuê bao hàng tháng. Ưu thế khi sử dụng dịch vụ này là cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, văn phòng nhỏ với ít người dùng, cần liên lạc nội bộ nhiều và khả năng quản lý đầu số gọi ra ngoài VoIP 1800,1900.   

3. Các thiết bị VoIP Gateway  

Thiết bị VoIP Gateway

Để chuyển đổi các giao diện các giao diện giữa VoIP sang analog (PSTN, E1, ISDN) hoặc GSM, người dùng cần thêm một số các thiết bị như VoIP Gateway. Các ứng dụng hay dùng nhất là các thiết bị VoIP Gateway sẽ kết nối hệ thống điện thoại VoIP mới vào mạng analog (PSTN, E1, ISDN) và ngược lại. Một ứng dụng hay dùng khác là các thiết bị GSM VoIP Gateway (hay còn gọi là SIMbank) cho các hệ thống VoIP Call Center để tận dụng lợi thế của giá cước nội bộ, hoặc khuyến mãi của nhà mạng di động.

4. Tai nghe Call Center (hay còn gọi là tai nghe tổng đài, tai nghe điện thoại viên, tai nghe Telesale)  

Trong các trung tâm cuộc gọi chuyên nghiệp để tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng, các nhân viên là những người cần đàm thoại liên tục và cần rảnh tay để thao tác trên máy tính để tra cứu thông tin, hỗ trợ khách hàng, việc sử dụng những ống tai nghe mặc định trên máy điện thoại sẽ không được tiện dụng lắm.

Tai nghe Call Center

Tai nghe Call Center sẽ là những phụ kiện phù hợp để thay thế do ống tai nghe này với khả năng về lọc tiếng ồn, tích hợp microphone độ nhạy cao và linh hoạt khi điều chỉnh đai đeo, xoay microphone. Tai nghe tổng đài sẽ là công cụ hữu ích giúp nhân viên nâng cao hiệu quả làm việc và chất lượng chăm sóc khách hàng.

Những lưu ý khi xây dựng giải pháp tổng đài điện thoại VoIP 

Rõ ràng là với những lợi ích rất lớn về những tiện ích sử dụng, khả năng nâng cấp mở rộng dễ dàng và phương thức nghe gọi VoIP giá rẻ, việc đầu tư là xu hướng tất yếu và là giải pháp tuyệt vời để thay thế hệ thống tổng đài Analog. Vậy khi cần chuẩn bị đầu tư một hệ thống liên lạc VoIP, người dùng cần lưu ý những điểm sau:

1. Số máy nhánh (Nhân viên sử dụng)

Số máy nhánh là một thông số quan trọng khi lựa chọn tổng đài IP, với VoIP sẽ là số tài khoản SIP (SIP Account). Với 1 nhân viên bình thường, 1 tài khoản SIP là đủ và sẽ tương ứng với 1 điện thoại VoIP. Với những vị trí làm việc bận rộn hơn, cần nhận nhiều cuộc gọi thì có thể dùng nhiều hơn tài khoản SIP để dễ dàng nhận được nhiều cuộc gọi. Một điện thoại bàn IP phổ thông hiện nay có thể cấu hình được từ 3 tài khoản SIP trở lên.

Như vậy khi tính được tổng số tài khoản SIP cần sử dụng, có thể lựa chọn được tổng đài IP tương ứng. 

2. Trung kế (Giao diện kết nối với mạng diện rộng để nghe/ gọi ra ngoài)

Số lượng trung kế và loại trung kế là thông số quan trọng khi người dùng cần cân nhắc để lựa chọn tổng đài IP. Các công nghệ hiện tại cho phép người dùng có thể lựa chọn trung kế PSTN, hay còn gọi CO-line (số máy bưu điện), VoIP (SIPtrunks), GSM (dùng SIM di động), E1, ISDN để kết nối tới nhà cung cấp dịch vụ viễn thông.

Số lượng trung kế hợp lí sẽ giúp doanh nghiệp không bị nghẽn đường gọi đi và gọi đến cho khách hàng vào lúc cao điểm.

3. Số cuộc gọi đồng thời

Đây cũng là thông số rất quan trọng khi lựa chọn tổng đài, số lượng cuộc gọi đồng thời mà tổng đài hỗ trợ được sẽ quyết định có bao nhiêu người có thể nghe gọi được cùng 1 thời điểm. Lựa chọn thông số này hợp lý sẽ hạn chế được tình trạng nghẽn các cuộc gọi vào lúc cao điểm, bao gồm cả nội mạng và cho khách hàng.  

4. Các tính năng quan trọng khác của tổng đài IP

Một trong những đặc điểm nổi trội của tổng đài IP là người dùng được sử dụng các tính năng cao cấp miễn phí, như lời chào cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, quản lý cuộc gọi.

Các tính năng này đều được tích hợp sẵn trên các dòng tổng đài VoIP mới, với các bộ nhớ trong và khả năng hỗ trợ bộ nhớ ngoài khác nhau (USB, khe cắm thẻ nhớ). Với người dùng cần ghi âm cuộc gọi nhiều, cần lưu ý lựa chọn về dung lượng bộ nhớ trong và khả năng hỗ trợ bộ nhớ ngoài.

5. Điện thoại VoIP

Điều đầu tiên cần lưu ý là người dùng cần loại điện thoại IP dùng dây RJ45 hay điện thoại IP Wifi (băng tần đơn 2.4GHz hoặc băng tần kép 2.4GHz/5GHz) cho hạ tầng mạng tương ứng.

Tiếp đến là chọn các loại điện thoại có màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi, cài đặt, số tài khoản SIP của điện thoại cho những vị trí cần nhận nhiều cuộc gọi, các phím bấm tắt (shortcut) để chuyển nhanh line cuộc gọi, truy cập nhanh danh bạ.

Mua điện thoại IP, tổng đài IP, thiết bị VoIP, tai nghe Call Center ở đâu?

Tổng đài điện thoại VoIP là giải pháp tuyệt vời để thay thế hệ thống điện thoại công nghệ Analog truyền thống vốn có nhiều hạn chế về tính năng, chi phí vận hành và chất lượng kém ổn định.

Với các thiết bị VoIP, bao gồm điện thoại IP, tổng đài IP, thiết bị VoIP Gateway, tai nghe Call Center hỗ trợ tính năng ” cắm là dùng” :Plug and play”, nên không đòi hỏi người dùng phải hiểu biết về kỹ thuật, việc lắp đặt, cài đặt rất đơn giản và cấu hình qua giao diện web. Do vậy các chi phí về vận hành, nâng cấp, bảo trì rất thấp.

Bạn đang quan tâm đến hệ thống tổng đài điện thoại VoIP? và cần thêm những lời tư vấn? xin vui lòng liên hệ với chúng tôi tại đây.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *